MailRoom - Die Postzentrale für Ihre E-Mails
Für jedes Unternehmen ist die Archivierung von E-Mails mit geschäftlichem Inhalt seit 1.1.2009 Pflicht. MailRoom kann aber mehr!
Wie bei jeder anderen E-Mail-Archivierung auch, müssen alle E-Mails, die das Unternehmen erhält oder die das Unternehmen verlassen, von einer Software gespeichert werden. Wenn unser E-Mail-Prozessor MailRoom diese Aufgabe übernimmt, können noch weitere Aufgaben gleichzeitig erfüllt werden:
Automatische E-Mail-Signatur
Jede geschäftliche E-Mail muss bestimmte Pflichtangaben enthalten (z.B. Steuernummer, Angaben zum Geschäftsführer). MailRoom kann prüfen, ob diese in einer ausgehenden E-Mail enthalten sind und sie ggf. hinzufügen. Da MailRoom vollständig programmierbar ist, können die Bedingungen, wann eine Signatur hinzugefügt werden soll und wie diese aussehen soll, frei programmiert werden und von beliebigen Parametern abhängig gemacht werden (so können z.B. Markierungen benutzt werden, um private E-Mails zu erlauben, die keine automatische Signatur erhalten).
Automatische Zuordnung zu Kundendatensätzen
Da beim Passieren einer E-Mail beliebige Änderungen programmgesteuert vorgenommen werden können, können E-Mails z.B. mit Hinweisen versehen werden, die von CRM (Customer Relationship Management) oder DMS (Dokumentenmanagementsystemen) ausgewertet werden.
Auf diese Weise können ein- und ausgehende E-Mails geprüft werden, ob diese einem Kunden oder Projekt zuzuordnen sind und somit in anderen Softwaresystemen automatisch verdatet werden.
Antispam und Antivirus
Beim Verarbeiten der E-Mail können Spam-Status und Virusbefall geprüft werden und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Ist es Ihnen schon passiert, dass ein Kunde Ihnen E-Mails gesendet hat, die fälschlich als Spam erkannt wurden? Durch entsprechende Konfiguration kann MailRoom prüfen, ob an den Absender einer E-Mail bereits E-Mails versendet wurden und somit die falsche Einordnung als Spam verhindern („automatisches Whitelisting“).
Viele weitere Anwendungsideen
Da MailRoom vollständig programmierbar ist, können viele kreative Ideen realisiert werden. Ob Team-Mitglieder automatisch benachrichtigt werden sollen, wenn an bestimmte Mailadressen E-Mails eingehen, Statistiken erstellt werden sollen oder bestimmte Prozesse durch den Versand einer einfachen E-Mail „getriggert“ werden sollen – all dies ist mit MailRoom aufgrund der freien Programmierbarkeit möglich.
Erzählen Sie uns, wenn Sie eine Idee haben, wie man E-Mails mit MailRoom noch kreativer und effizienter nutzen kann oder fragen Sie uns, wenn Sie mehr wissen wollen! |
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